Автоматизация процессов строительной компании в Битрикс24

ООО “Инжиниринговая компания ПТМ” - строительная компания полного цикла, представленная на рынке более 3 лет. Основные направления деятельности: монтаж строительных металлоконструкций, технологического оборудования и трубопроводов, строительство объектов 1-4 категорий сложности (направление бизнеса В2В).

Цель и особенности
проекта

Проблемы клиента

Компания ведет несколько крупных строительных объектов одновременно, на каждый из которых требуется обеспечить бесперебойную доставку оборудования и материалов. Основной проблемой клиента было отсутствие четкой работы с внутренними заявками, поступающими в отдел снабжения от занятых на объектах бригадиров.

Заявки поступали руководителю отдела через различные каналы связи: электронную почту, мессенджеры, скайп. Статус и дальнейшую судьбу заявки отследить было трудно, наблюдались проблемы с поставками необходимого оборудования на объект. Итогом являлись простои на объектах строительства и потеря денег.

Цели и задачи

Главной задачей, которая стояла перед нами, было создание единого функционального реестра заявок для отдела снабжения. Ввиду специфики работы компании «ПТМ» – наличия как офисных сотрудников (отдел снабжения, руководство), так и специалистов, работающих «в полях», осматривающих объекты и сост авляющих заявки (бригадиры) – требовалось обеспечить мобильную доступность реестра (мобильное приложение).

Цели автоматизации

Оптимизация внутренних процессов между отделом снабжения, административным персоналом и выездными бригадами.
Налаживание эффективной, прозрачной системы управления.
Внедрение в работу «Битрикс24» – функционального инструмента для взаимодействия между сотрудниками.

Решение

Для решения задачи выбрана эффективная и экономически оправданная облачная версия «Битрикс24» с доступом через стационарные и мобильные устройства, разработанная на базе интерфейса RestAPI и адаптивной верстки. Готовое приложение было загружено на портал заказчика через маркетплейс «Битрикс24».

Поскольку все внутренние рабочие процессы в компании протекали по су ществующей, привычной для сотрудников и, как показала практика, не самой эффективной схеме, конструирование бизнес - процесса требовало серьезной подготовительной работы. Чтобы учесть все нюансы деятельности и сделать приложение эффективным, мы провели предпроектный анализ и рассмотрели существующий алгоритм действий, от поступления заявки до поставки товаров на объект.

Бригадир, работающий на объекте, составляет заявку на необходимое оборудование.
Заявка поступает руководителю отдела снабжения с уведомлением для утверждения или отклонения.
Утвержденная заявка поступает в отдел снабжения. Назначается ответственный специалист.
На всех стадиях рассмотрения заявке присуждается определенный статус, позволяющий оценить, на каком этапе находится ее выполнение, либо выяснить причину отклонения.

Для оптимизации работы компании принято решение о программировании приложения на основе поэтапного бизнес - процесса, финишным моментом которого будет выполнение заявки, внесенной в реестр с уведомлением сотрудников, ответственных за определенный статус.

После проектирования технической части структура готового приложения выглядела следующим образом:

настройки;
создание/редактирование заявки;
список активных заявок;
список выполненных/отклоненных заявок.

Настройки

Для работы с приложением в первую очередь необходимо распределить роли между сотрудниками внутри приложения:

заполнить графу “Руководитель отдела снабжения”;
добавить сотрудников отдела снабжения;
заполнить графу «Объекты» (каждому объекту присваивается личный код, который включаются в список объектов уже в приложении).

Создание/редактирование заявки

В форме для создания/редактирования заявки имеются все необходимые поля:

даты подачи и выполнения заявки;
наименования товара;
единица измерения, количество;
данные о заказчике и объекте;
статус заявки;
строка для примечаний.

В форму можно загрузить дополнительные файлы спецификаций для каждой заявки.

На практике процесс выглядит следующим образом.

Бригадир заполняет заявку непосредственно на объекте: указывает наименование объекта, необходимые товары, их количество и другие сведения, необходимые для работы.
После сохранения введенной информации заявка попадает руководителю отдела снабжения с уведомлением «Для рассмотрения» и получает статус «Руководителю отдела снабжения» (первоначальный статус, который будет меняться в ходе работы с заявкой).
Руководитель рассматривает заявку:
- в случае отклонения сотруднику (бригадиру) приходит соответствующее уведомление с указанием причины в графе «Комментарий руководителя отдела снабжения»;
- в случае одобрения заявка поступает в о тдел снабжения с уведомлением каждого сотрудника и получает статус «В отделе снабжения».
Ответственный специалист берет заявку в работу и в ходе выполнения отмечает в карточке статус по каждой позиции (закуплено, поставлено на объект, находится в процессе ожидания).
После поставки каждой позиции на объект статус заявки меняется на «Исполнена», и она попадает в список отклоненных/завершенных заявок.

Список активных заявок

Все заявки, которые находятся в обработке, отображаются в «Списке активных заявок». Для безопасности информации права доступа сотрудников к списку заявок ограничены:

руководителю отдела снабжения доступны все заявки;
ответственные сотрудники имеют доступ только к заявкам, с которыми они работают.

Для проведения анализа список заявок можно фильтровать по объектам. В «Списке» можно просмотреть полную информацию по каждой заявке (кнопка «Просмотр» открывается в виде удобного pop-up окна) и внести необходимые правки (кнопка «Редактировать»).
Для полной аналитики и вывода списка заявок на печать можно экспортировать информацию в Excel.

Список выполненных/отклоненных заявок

В данный список попадают выполненные заявк и, а также отклоненные руководителем с комментарием для ответственного сотрудника (бригадира). Визуальное исполнение аналогично «Списку активных заявок».

Табель

Приложение «Табель» позволило автоматизировать и упростить систему учета рабочего времени сотрудников, занятых на объектах. Учет выполнялся следующим образом: каждый бригадир подавал данные по своей бригаде в формате Excel заместителю директора. Специалист сводил и подсчитывал поступающую информацию вручную в течение нескольких дней. Сложности заключались и в том, что один рабочий мог быть занят в нескольких объектах в течение отчетного месяца.

Приложение по учету рабочего времени заполняется бригадиром. Все записи доступны руководителю, бригадиры могут увидеть информацию только по своим подчиненным.

В окно «Добавление записи» вносится информация о каждом рабочем, занятом на объекте (ФИО, профессия, объект, время начала и окончания работы). Бригадир «привязывается» к записи автоматически.
В «Списке» выводится информация о начале и окончании рабочего времени по каждому рабочему, а также имя и фамилия ответственного прораба. Колонка «Количество часов» показывает разницу между окончанием и началом рабочего дня, т.е. фактически отработанное время. Если рабочий день еще не завершен, в колонке отображается иконка строительной каски. С помощью фильтра можно проанализировать данные за любой период времени и по определенному объекту.
В «Отчете» представлена информация о количестве отработанного времени за указанный период по всем рабочим. Если специалист был занят на нескольких объектах в течение выбранного месяца, выводится информация по каждому объекту с итоговой цифрой. Итоговое количество отработанного времени также подсчитывается по всем рабочим.

Результат

Внедрение «Битрикс24» позволило оптимизировать работу компании: наладить четкий, прозрачный, контролируемый процесс от формирования заявки на закупку до поставки товаров на объект.

Заявки перестали теряться и «застревать» на определенных этапах по непонятным причинам, а бригады – простаивать.
Автоматизация учета рабочего времени сделала возможным организовать более эффективную работу рядовых сотрудников.
Снижение количества ошибок позволило уменьшить финансовые издержки и снизить непредвиденные расходы как минимум в 2 раза.

Удобный, интуитивно понятный интерфейс и быстрая интеграция позволили легко внедрить приложение в существующий рабочий процесс.

Если вы заинтересованы в автоматизации и масштабировании бизнеса, улучшении эффективности и производительности труда, рационализации рабочих процессов, звоните +7 978 722-02-82 или пишите bitrix24@helper92.ru

Цель и особенности проекта

Решение

Результат

Цель и особенности
проекта