Заказчик - крупная компания, которая занимается обслуживанием трехфазных источников бесперебойного питания и систем кондиционирования. ООО «БЕЛАГС СЕРВИС» работает на рынке с 2010 года и за период деятельности организации ее услугами воспользовались десятки ведущих компаний Республики Беларусь и стран СНГ в сфере банковских услуг, IT-технологий и промышленности.
Компания постоянно расширяется, количество договоров увеличивается. Отслеживать и контролировать все необходимые процессы вручную становится все сложнее.
Ранее договоры фиксировались в системе, которая по функционалу не позволяла автоматически отслеживать сроки и оплаты, а также получать необходимые аналитические отчеты. Контроль сроков и оплат проводился с помощью Excel-файлов. Это нередко приводило к упущению некоторых дат и несвоевременному поступлению денежных средств в компанию.
Основная задача, которая стояла перед нами – создание реестра договоров с клиентами. За 9 лет существования компания выросла и предыдущие методы ведения учета договоров больше не работали.
Но создать реестр договоров – это еще не все. Заказчику было важно, чтобы новая система имела:
Здесь информация о договорах отображается в привычном табличном виде с возможностью фильтра данных.
Информацию в этом разделе можно сгруппировать по дате окончания работ, типу работ и т.д. Также всю имеющуюся информацию можно выгрузить в Excel-файл.
Для удобства работы менеджера с данным разделом над списком договоров выводятся компании-должники – чтоб никого не упустить. Отображается название компании, кнопка на карточку договора, необходимая дата оплаты, сумма и количество дней просрочки по платежу.
Мы помним, что одна из задач, поставленных перед нами заказчиком - сделать максимально комфортной работу менеджеров со всеми элементами системы. Поэтому реализация карточки создания/редактирования договора была с использованием popup окна, что позволяет просмотреть договор на любой странице Битрикс24 где имеется кнопка на данный договор без открытия новой страницы либо обновлении текущей.
В карточке фиксируется, когда и какие суммы оплат должны поступать, а также указывается, какое оборудование будет обслуживаться по данному договору. Сюда же можно прикрепить сканы подписанных документов, а также сгенерировать оригиналы на основании шаблона, используя данные из полей формы создания/редактирования договора.
Аналитика и отчетность – очень важны для понимания общей картины. На основании имеющихся данных о договорах в Битрикс24 можно построить отчет. В нем отображается вся необходимая информация о текущем состоянии дел по договору. С помощью фильтра можно произвести отбор по необходимым критериям (компания, тип, вид и т.д.) и проанализировать работу еще более детально.
Также в этом разделе можно построить календарь поступления денежных средств на основании запланированных дат оплат. Визуально: зеленым подсвечиваются уже оплаченные суммы, желтым – суммы, которые ожидаются к поступлению. Внизу отображается результативная строка – это позволяет видеть общие цифры по компании в целом и делать прогноз о том, какая сумма поступления ожидается в этом месяце. Под таблицей строится две круговые диаграммы, которые визуально показывают разрез договоров по видам и типам.
Создание реестра договоров с клиентами для ООО «БЕЛАГС СЕРВИС» позволило практически полностью исключить возможность человеческой ошибки и структурировать работу с договорами. А функция создания отчета на основе полученных данных помогает в работе не только отделу по работе с клиентами, но и бухгалтерии – ведь теперь можно видеть как уже поступившие суммы по договорам, так и ожидаемые.
Если вы заинтересованы в автоматизации и масштабировании бизнеса, улучшении эффективности и производительности труда, рационализации рабочих процессов, звоните +7 978 722-02-82 или пишите bitrix24@helper92.ru
